Más de una vez nos hemos encontrado desbordados con tareas para hacer sin saber cómo resolverlas en tiempo y forma. En este post te sugerimos algunas ideas para que puedas administrar mejor tu tiempo.
¿Escuchaste alguna vez la frase “el tiempo es subjetivo”? Podemos un día levantarnos y hacer muchas cosas en poco tiempo y en otras circunstancias directamente no terminar ninguna tarea. A veces tenemos la sensación de que el tiempo transcurre más despacio mientras que cuando estamos con nuestra mente ocupada ocurre todo lo contrario. La realidad es que el tiempo no es algo ajeno a nosotros, si no que está sujeto a nuestro estado anímico y a nuestra capacidad para organizarnos. Depende de nosotros poder aprovecharlo para hacer todas nuestras tareas sin el extremo de terminar exhaustos.
Primer paso: Saber qué es lo que tengo que hacer
Para lograr esto debemos si o si acudir a una función fundamental que es planificar. ¿Cómo vamos a realizar todo si no sabemos qué es lo que tenemos que hacer? El primer paso es hacer un listado con todas nuestras responsabilidades, describiendo cada una, detallando si necesitamos cumplirlas en cierto plazo, cuánto tiempo nos pueden llevar y cuál es su relevancia (es decir, si no hacerla significaría alguna consecuencia grave).
Este listado puede ser mensual, semanal o diario. Sugerimos alguna de estas últimas dos opciones a menos que trabajes en un lugar en donde las tareas y tiempos están muy controlados y surgen pocos imprevistos. Combinar una planificación semanal y diaria es una buena idea, ya que nos permite una visión amplia y detallada a la vez.
Segundo paso: Analizar lo que tengo que hacer
Una vez que ya tenemos ese listado, podemos clasificar nuestras tareas en base a las siguientes atribuciones: urgencia e importancia.
La urgencia de una tarea dependerá de si tiene una fecha límite y del tiempo que conlleve hacerla. Cuanto más tiempo lleve y más cerca esté la fecha límite, más urgente será.
Por otro lado, la importancia dependerá de las consecuencias que hayan si hacemos mal o no hacemos la tarea.
Ambos atributos están presentes en todo lo que tenemos que hacer en mayor o menor medida. Existen combinaciones infinitas: tareas importantes pero no urgentes, urgentes e importantes, urgentes pero no importantes, etc.
Un ejemplo práctico
Una secretaria tendrá en su lista las siguientes actividades:
– Organizar la agenda de la semana próxima
– Atender llamados de los clientes
– Archivar documentación
– Avisar a uno de los clientes que se recibió la transferencia por el pago de unos servicios.
La primera de las tareas, organizar la agenda de la semana próxima, es importante ya que de no hacerlo el dueño de la empresa no sabrá qué reuniones tendrá el lunes próximo. Sin embargo no es urgente ya que con dejarla lista a última hora el viernes es suficiente.
La segunda, atender llamados, será una tarea tanto urgente como importante, ya que la secretaria debe dar respuesta a todas las consultas de los clientes en el menor tiempo posible.
La tercera tarea tendrá una importancia y urgencia menores, ya que no hay un plazo límite para hacerlo y si bien puede llevar tiempo, el hecho de que se haga más adelante no significará ninguna consecuencia negativa.
Finalmente, avisar a un cliente sobre un pago tendría una mayor urgencia que otras tareas ya que se trata de un cliente y no se puede esperar mucho para confirmarlo. Sin embargo su importancia es menor respecto a la de atender un reclamo vía telefónica (tarea número 2).
¿Cómo se la urgencia e importancia de cada tarea?
Así como decimos que el tiempo es subjetivo, la urgencia y la importancia que le demos a las cosas puede variar de persona en persona. Sin embargo en un entorno laboral no podemos dejar esto libre al criterio de cada trabajador, ya que precisamente una empresa se trata de la coordinación de las actividades entre muchas personas.
Para poder administrar tu tiempo puede ser de ayuda acudir a tu jefe o, en caso de no tenerlo, a alguien con experiencia haciendo tareas similares. Ellos te pueden dar una referencia sobre qué es prioritario.
A su vez, podés acudir a los procedimientos de trabajo (si tu empresa tiene un manual, allí se suelen especificar los tiempos que conlleva cada actividad).
Las evaluaciones de desempeño en donde tus compañeros y/o superior evalúan tu trabajo puede ser una instancia útil para preguntar cómo manejas tu tiempo y si hay algo que deberías mejorar.
Una vez definido el listado con sus atribuciones, será más fácil distinguir prioridades: comenzando con aquellas actividades tanto urgentes como importantes y dejando para el final las que no tienen ni urgencia ni importancia.
A tener en cuenta:
- Debes saber que esta planificación no es estática o rígida, ya que la urgencia o importancia de un momento a otro pueden cambiar. A veces esto implicará ser espontáneo e improvisar la mejor solución, lo que se va ganando con la experiencia y la práctica.
- Mantené la calma: a veces puede resultar difícil, pero en un estado de nerviosismo seguramente no termines solucionando nada. Recordá que tu estado animico influye sobre tu organización y percepción del tiempo.
- Es importante que así como empezas motivado las actividades, las cierres de igual manera. Enfocate en terminar todo lo que empieces sea como sea.
- Evitá perderte en los detalles que sabes que no son relevantes: por ejemplo al escribir un mail, elegir el tipo de letra y el color de la misma. Ser detallista puede ser útil cuando no estas sobrecargado, pero no lo es cuando tenes mucho por hacer.
- Evitá las distracciones o los llamados “ladrones del tiempo”: el celular, las conversaciones ajenas al trabajo, la televisión, entre otros. Podes dejar estos para otro momento.
- Reconozcamos que a veces es necesario pedir ayuda o delegar en otros. Intentar hacer todo solo es un enemigo de la administración del tiempo porque nos puede llevar a no cumplir o en su defecto a desgastar nuestra salud.
Ahora que leiste este artículo y tenés algunos consejos, ¿qué estas esperando? No hay sensación más agradable que la de cumplir con todo sin cargar con estrés, mal humor o tensión. Esperamos que puedas ponerlo en práctica pronto.
La administración del tiempo es un tema que aqueja a muchas personas sobre todo en el ámbito laboral y es uno de los temas principales que pueden elaborarse en un proceso de coaching individual o de equipo. Te invitamos a leer más sobre el servicio de Coaching que ofrecemos en RELAB o a escribirnos a info@relab.com.ar para comentarte de qué se trata.
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